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【最初の難関】業務の棚卸しをしよう！
この記事を読むと、転職活動を始めて最初の壁とも言える「業務の棚卸し」について、その必要性とやり方がわかるようになります。
業務の棚卸しって何？
そもそも、業務の棚卸しってなんでしょうか？
簡単に言ってしまうと、「今やっている仕事内容を全部書き出しすこと」です。個人的にはすごくめんどくさい作業になります笑
転職活動の大枠は下記の４ステップになります。
- 自分の「できるを言葉にする」
- 自分のできることを求めている「会社を探す」
- ２で見つけた会社に自分を売り込みに「面接をする」
- 「転職する」
転職活動というとまず、２の会社探しから始める人が多いと思うのですが、何もない状態から初めても結局どんな会社を見つけたらいいのかわからずとりあえず、勤務先と年収だけみて活動を進める、なんてことになりかねません。
これはあまり賢いやり方とは言えませんよね。
転職は今の仕事よりも自分に合った仕事について、もっと幸せになろう！という活動のはずですから、まず最初にすべきは「どのような仕事が自分に合っているのか」を言葉にできるようになることといえます。
これを言えない状態で面接に行っても、面接の担当者が「この人を雇うべきかどうか」を考えることができず、結果本当は受かるはずだった面接に落ちることもあり得ます。
とは言っても、どのような仕事が自分に合っているのかをいきなり言葉にするのは難しいはずです。
そこでまず必要になるのが、業務の棚卸しなんです。
なんで、業務の棚卸しが必要なの？
→あなたの「できる！」を探すためです
転職活動の４ステップの始めは、自分の「できるを言葉にする」というのは上でも書いた通りです。
自分の「できる」というのをもう少し噛み砕くと、すなわち今の仕事でやっていることです。
僕もそうなのですが、「あなたのできることは何？」と聞かれるとなんだか突然ハードルが上がって、「自分にはそんなものはない！」となってしまいませんか？
ここでやってしまいがちなミスが、「ないはずはないから、頑張って探す」ということです。当たり前のことですが、自分でもないと思っているものを書き出すなんてことはとてもできません。（ぼくの彼女はこれで失敗してました）
そこで「今の自分でもこれはやっている」という事実から、あなたの「できる！」を探していくという方法をとります。この方法は、もう少し細かく３つのステップに分けることができます。
- 今の「やっている」を書き出す（＝業務の棚卸し）
- 今の「やっている」に必要な力（スキル・経験など）を考える
- ２で考えた「やっている」に必要な力でできそうなことを考える
つまり、「私はこれをやっている」ということを書き出し、それから「私がこれをできるのは、こういう力があるからかな？」を考え、「こういう力があるのであれば、こんなことができるはずだ！」という順を追っていくのです。
このやり方は一見遠回りなように見えますが、実は転職する際に必要な職務経歴書を書くときや、面接の準備の時にも使える（というか必ず必要になること）なので、結局はやらないといけないことをあらかじめやっているに過ぎません。
※２や３は一人でやるのは難しいと思います。特に、日々当たり前のようにやっている業務であればそれが特殊なこととは思えずに、「大したスキル・経験ではない」と考えてしまうでしょう。そのため２以降は転職エージェントと一緒にすることをお勧めします。転職エージェントについては、別記事にて紹介しますのでご安心ください！！
以上をまとめると、あなたの「できる！」を探すためには、あなたの持っている力（スキル・経験）を考える必要があり、あなたの持っている力はあなたが今やっている仕事に必要な力を考えることが一番の近道となり、あなたが今やっている仕事に必要な力を考えるためには、あなたの「やっている」を全て書き出す必要がある。この、今やっている仕事を書き出すことが、『業務の棚卸し』となります。
業務の棚卸しってじゃあ、どうやったらいいの？
色々なやり方があると思いますが、ぼくが一番お勧めするのはとりあえず時系列で全て書き出す、というやり方です。効率よく、重要そうな業務にしぼって考えていくというやり方もあるかもしれませんが、このやり方だと自分が重要だと考えている業務しか書き出せず、せっかくのいい「できる！」を見過ごしてしまう可能性があるんです。そのため、初めて転職するという方には面倒ではありますが、全ての業務を書き出すやり方をおすすめします。
では、実際のやり方について今回は紙を使ったやり方を紹介します（エクセルなどに書き出してもOKです！）
A4以上の大きい紙を用意し。紙を横向きに置いてください。
そして、例えばあなたの仕事が朝の8時から始まって19時くらいに終わるとすると、紙の左側に8時〜19時の軸を縦に取ります。
軸の右側がだだっ広く開いているはずなので、それぞれの時間に自分がなんの仕事をしているのかをお客さん対応とか○○の会議、仕事に使う道具の掃除といった具合に書き出します（バーティカル型の手帳に書き込んでいくようなイメージです）。
これだけです！
もし、あなたの仕事が日によってやることの大きく変わるものである場合は、大きく異なる複数の日を選んで書き出してみましょう。
この時、以下の二点に注意してください。
- 全く同じ業務をすでに他の紙に書いている場合は省略してOK
- 日によって紙は変える（紙の右側はこの後使います）
作業する時のコツ
コツとしては細かすぎるかな？と思うくらい細かく書くことです。
あとで見返した時に本当は違うことをやっているのに、まるで同じことをしているような誤解をしてしまうことを避けることが狙いです。彼女に取り組んでもらった時は「まず出社したら暖房のスイッチをつけて、ポットでお湯を沸かす」というレベルで書き出してもらいました笑
やり過ぎかと思うかもしれませんが、彼女の場合、このあとにやる「業務の意味づけ」の時にお湯を沸かすことから「人に喜んで欲しい、人が快適でいて欲しいと思える人間であること」に気づき、転職の際に重視するべき価値観が見えたのでなかなか馬鹿にできません。面倒臭いですが、ここでは全ての業務を書き出しましょう。
何度も書いていることですが、この作業はかなり面倒です。僕が彼女とやった時はこの作業だけで1時間くらいかかりました。
ただ、最低限これがあればこの後転職エージェントと話をする時もかなり楽になるはずです。転職活動最初の難所となってしまうのはこの面倒臭さです。多くの人がこの面倒くささに耐えられずに、最初からやらなかったり、中途半端にやってしまうのです。
でも、これを通してあなたの「できる！」を見つけることができる、と考えると少しワクワクしてきませんか？
頑張って全部書き出せたら、これで業務の棚卸しは完了です！
まとめ
業務の棚卸しについて、その必要性とやり方を紹介しました。
この作業自体は簡単なことですが、やるかやらないかでこの後の転職活動の進めやすさが何倍にも変わっていきます。
どうせ苦労をするなら、後々楽になるために苦労した方がいいですからね！
今回書き出してもらった業務の棚卸しはこの後、あなたの「できる！」を見つける時の素材として使います。続きは下記のリンクからどうぞ！！
業務の意味づけをしよう！【これも１時間くらいで終わります】（https://suekich.com/?p=81）